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企业开展会计电算化应注意的问题

作者:本人     来源:本站

    【本文写于1993年初,虽然现在看来文中的论述有很多偏颇,但这毕竟是6年以前的文章。本文是《中国会计学会中青年会计电算化分会首届学术讨论会》的入选论文,本人曾作为入选论文代表,于1993年3月2日应邀赴北京参加了该学会的成立大会和首届学术讨论会。并有幸成为首届会员之一。】
 
    随着科学技术的迅猛发展,电子计算机在管理领域中的重要作用已经被越来越多的人们所认识,电子计算机正在成为企业管理的重要工具。在企业的财务会计部门,电子计算机代替手工操作已经成为必然趋势,会计电算化已经成为热门话题之一。从我国目前企业的实际状况看,企业开展会计电算化一般应注意下列几个问题。

对会计电算化的认识问题

    认识问题是企业开展会计电算化的问题。在企业开展会计电算化的认识上,经常会出现两种片面认识。一是对电子计算机有高深莫测感,认为会计电算化太先进了,怕掌握不了,更怕造成帐目错乱,还不如手工操作稳妥保险,安于现状。更有甚至者,认为目前企业的管理水平还不需要电子计算机这样先进的管理工具,把先进的管理手段拒之门外。这些认识都是对电子计算机缺乏了解和墨守成规的思想造成的。事实上,用计算机对会计业务进行处理远比手工操作准确可靠。再说把广大财会人员从繁杂的手工操作中解放出来之后,可以在管理的深度和广度上下功夫,推动管理水平的提高。第二种片面认识是对会计电算化在战术上重视不够,急于求成。匆匆忙忙地买来硬件和软件,在企业内部全面推行会计电算化。结果往往因为软件的功能和所需的条件与企业的实际情况不符而导致本单位会计电算化的失败。须知以计算机替代手工操作也是一场变革,需要一段过渡时期,以便让各方面都有一个适应过程,不能操场之过急。
    上述两种片面认识都是对开展会计电算化有害无益的。正确的认识应该是既对开展会计电算化有迫切感,认识到电算化对加强企业管理所起到的重要作用,又对实施过程予以充分重视,从企业自身的条件和需要出发,脚踏实地,把开展会计电算化分为若干个步骤,根据条件与可能,制订出每个步骤应实现的目标。同时,通过开展会计电算化的过程,来加强和完善基础工作,促使企业管理水平的提高。

开展会计电算化的步骤问题

    制定一个好的实施步骤,是企业开展会计电算化成功的关键。购买现成的商品化通用软件,配置相应的硬件设备,配备和培训操作管理人员,这对资金雄厚、技术力量强、管理基础工作扎实的国营大中型企业来说,不失为一条通向会计电算化的途径。但是,对大多数小型企业来说,往往会因为通用软件难以满足本单位的实际需要以及企业管理的基础工作不够扎实等原因而难以奏效。那么,如何制定企业开展会计电算化的步骤呢?笔者认为:开展会计电算化应该从实用性强的单项入手,逐步积累经验,循序渐进。这样,对企业原有的会计人员分工和工作程序冲击比较小,容易被人们所接受。同时,单项核算系统的程序编写和调试都比较容易,运行时对硬件配置的要求也不高,因此,一次性投资花费不大,可以收到立竿见影的效果。
    企业开展会计电算化,首先应该选拔好操作管理人员。应该选择有一定专业技术(包括会计业务技术和计算机技术)水平的、并具有一定实际工作经验的人员担任电算化的操作管理人员。同时,配备好管理经验丰富、思想比较活跃的负责人。然后,根据本单位的实际情况选择一些实用性强、处理过程简单的项子作为突破口,合理地划分开展会计电算化的步骤和制定好每一步骤应达到的目标,作为本单位开展会计电算化的总体规划。
    企业会计电算化的系统软件一般可分为凭证处理系统、工资核算系统、材料教育处系统、固定资产核算系统、成本核算系统、销售核算系统、往来帐款管理系统、帐薄输出系统、报表生成系统和财务分析系统这十个单项子系统。每个单项子系统都是相对独立的,可以作为划分开展会计电算化步骤依据。
    选择突破口时应首先考虑凭证处理子系统或工资核算子系统,因为这些业务大都是简单的、大量的重复处理过程,手工操作极易产生差错,所以最适宜用计算机替代人工进行处理。同时,由于这些单项子系统的业务处理过程比较简单,软件的开发比较容易,可以收到投资少、见效快的效果,并可为开发其他单项核算子系统积累经验,打下基础。
    如前所述,对企业开展会计电算化的过程不可以操之过急,否则,则欲速而不达。每开发出一个单项子系统,必须有一段试运行的时间过程,以便使单项子系统的功能更趋完善。只有经过实践检验,充分证明该项子系统能够满足实际工作的需要之后,再开发另一个单项子系统。最后,各个单项子系统就统一构成了企业会计电算化的核算系统。此时,企业的会计电算化也就基本完成了。

硬件和软件的选择

    开展会计电算化,首要条件就是要有可以用于电算化的计算机及配套设备和相应的系统软件,否则,只有纸上谈兵。
    目前,市场上可用于会计电算化的计算机型号繁多且日新月异。现在还是先进的机型,一年半载之后也许就落伍了。因此,合理地选择机型可以减少对硬件的投资,避免不必要的浪费。从我国的实际情况看,多数企业只要选择386这一档次的微机就可以满足会计电算化的需要了。业务量不大的小型企业选择286这一档次的微机也可以满足需要。一般可以选择台式的微机,若资金允许的话,也可以选择笔记本式的微机,这样携带和保管都非常方便,对机房的要求也不高,使用也更加方便。选择微机应该优先考虑购买硬盘可拆卸的微机,这样不仅便于保证程序和数据资料的安全(可以将存有程序和数据的硬盘卸下来妥善保管),而且只要多买几个硬盘就可以让多个部门共同使用一台微机,只要分别接入各自硬盘,而不必担心数据保密和相互干扰的问题,可以充分发挥计算机的使用效率。
    打印机是微机最重要的外部设备之一,会计电算化的大部份资料靠打印机输出。购买打印机首先考虑打印机的最大打印幅宽,要至少可以打印整张的会计报表。其次应该考虑打印复写能力,以便打印工资表等文件。从目前的情况看,一般选用常见的LQ-1600K或CR3200等24针和针式打印机就可以满足需要。当然,若是从减少噪声(针式打印机的噪声比较大)等角度考虑,也可以选择激光打印机或者喷墨打印机。
    在软件的配置上,除了随硬件配备操作系统软件之外,一般还应配备常用的高级语言、数据库管理和汉字系统。对于会计核算系统的应用软件就以自行开发为适宜,当然也不要作低水平的重复开发。可以通过参观学习和参加培训等方法,了解和掌握已有的会计核算软件的基本设计思想。也可以购买一些未经加密处理的商品化软件(这类软件往往功能上比较简单、价格也比较便宜),吸取其中的优点,或者直接在此基础上进行修改。然后,根据本单位的实际情况开发出满足自己需要的会计核算软件。采用这种方式开发出的软件,在情况发生变化之后,可以方便地进行修改,以满足新的需要,具有很高的可维护性。与此相反,若购买经过加密处理的商品化软件则很难自己进行修改,这一切都要依赖软件公司的版本升级换代来解决。
    当然,在应用软件的问题上,自行开发和购买商品化通用软件两条途径各有优缺点,而且目前已有很多经过财政部评审的商品化会计核算软件可供选择,企业应该根据具体情况选择合适的途径。

管理制度和安全问题

    管理制度和安全问题是企业开展会计电算化时不可忽视的问题。没有一个完善的管理制度,就无法保证会计电算化资料的安全,也很难使会计电算化正常进行,这一点在计算机病毒猖獗的今天尤其突出。管理制度主要有以下几个方面:
    机房管理制度。其主要内容有:禁止无关人员进入机房,以保证计算机设备的安全运行;严禁在计算机上运行其他任何程序或将存有会计核算程序或数据的软盘放在其他计算机上运行,以防止电脑病毒的传染;禁止将程序或资料随意拷贝给他人;若是使用硬盘可拆卸的微机,平时应将存有会计核算程序和数据的硬盘卸下存入保险柜中,以确保安全;此外还应有防盗、防火、防尘、防磁和保证机房有适宜的温湿度等管理制度和措施。
    程序操作管理制度。会计核算的系统程序除了必须达到财政部有有关规定之外,还必须有相应的管理其主要内容有:系统软件的维护人员与程序的运行操作人员必须严格分开,日常进行的是经过编译的目标程序,源程序由维护人员管理;源程序的修改应有审批和监督制度,以防止意外情况造成数据丢失后无法迅速恢复原有数据;建立适当的口令(密码)管理,以防止擅自窃取不应该了解的数据资料;以及必要的上机操作记录等。
    数据的管理制度。其主要内容有:输入计算机的数据必须首先通过审核,以防止产生原始差错;同一数据至少要分两次输入(最好由两人分别输入),以防止产生输入差错等等。

会计电算化与企业管理电算化的关系问题

    电子计算机辅助企业管理即企业管理电算化一般包括财务会计管理、物资管理、经营决策管理、生产技术管理、人事档案管理和日常事务管理等各个部分的电算化。会计电算化与企业管理电算化是局部与全局的关系。企业管理的各个组成部份之间需要相互提供信息,因此,在开展会计电算化的过程中,就要充分考虑到整个企业管理电算化的需要,要能够以适当的形式(如联网、通讯等)为其他管理系统提供必要的数据信息,并能够以同样的形式从其他管理系统获取所需要的数据信息。这样,在企业各个管理部份都实现了电算化以后,各个管理系统就可以相互提供信息,达到了整个企业管理的电算化,企业的管理水平也就达到了一个新的台阶。

结束语

    采用电子计算机替代手工操作是财务会计管理手段的一项重要变革,是一个新生事物。在开展会计电算化的过程中,必然会遇到很多问题,这里所涉及的仅是其中的一部份。由于笔者才疏学浅、孤陋寡闻,本文中不足或错误的地方,敬请专家、学者和广大同仁批评指正。

注:本文写于一九九三年二月

发表日期:1999-5-14     修改日期:

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