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我看“管理型”财务软件

作者:本人     来源:本站

    自从89年财政部开始对商品化财务软件进行评审以来,已经有数十种财务软件通过了财政部组织的评审,极大地促进了商品化财务软件的发展。一大批商品化财务软件的相继问世,使得许多财务会计人员甩掉了算盘和帐本,摆脱了繁重而枯燥的手工操作,使用了计算机这个先进的工具,提高了工作效率。近年来,随着商品化财务软件从DOS操作平台向WINDOWS操作平台过渡的同时,商品化财务软件又出现了从简单的“核算型”向功能更强大的“管理型”发展的趋势,给广大的财务会计人员带来了新的希望。作为一个基层的财务会计人员,我在由衷地感到高兴的同时,还想在此就“管理型”财务软件谈谈自己的认识。
    “管理型”财务软件的标准是什么?少数商品化财务软件在从DOS操作平台向WINDOWS操作平台转移的时候,随着向用户提供华丽而亲切的图形操作界面的同时,增加了一些分析、预测和图表的功能,便冠以“管理型”财务软件的美名,这是很难得到广大会计人员认可的。同样,软件编译环境从16位转为32位也不能成为划分“管理型”财务软件的标志。
    由于工作的关系,我了解过多种商品化财务软件(包括教学演示版)。这些财务软件多数是从行业会计制度出发,结合计算机的特点开发的。使用这些财务软件提供的功能进行操作后,便可打印输出符合制度要求的凭证、帐册和报表。但是。软件对用户的手工操作习惯和工作流程则考虑的不够充分。以致一些计算机基础知识较差的财务会计人员面对琳琅满目的菜单选择而茫茫然不知所措,与手工习惯大相径庭的操作方法更始他们望而生畏。即使是经过专门培训的财务会计人员,有时也往往会嫌操作烦琐而不使用财务软件提供的功能,宁可用手工进行处理。在我所了解的已经购买了商品化财务软件的数家企业中(均是购买国内著名的几种商品化财务软件),多数只使用了软件提供的帐务处理和报表编制的功能模块,没有一家企业使用的功能模块数超过软件提供模块数的一半,从这一点便可以充分说明了商品化财务软件对于具体的单个企业的适应性还是不高的。
    当然,完全按照手工操作的方式开发研制出的财务软件并不一定就是好的财务软件,更不能成为“管理型”财务软件的标志。真正的“管理型”财务软件应该是针对企业财务管理的特点,从实际操作过程出发而开发研制的。
    从企业的性质来看,财务与会计管理和核算的对象主要是企业资金的运动过程。企业的资金除了以货币的形式(包括应收帐款等)存在之外,更主要的是以物资的形式(包括材料、机器设备和无形资产等)和以领取了劳动报酬的人的形式存在,即我们通常所说的“人、财、物”。如何充分利用计算机这个工具,对企业生产经营过程中的“人、财、物”进行有效的管理,便成了开发研制“管理型”财务软件所要研究的重要课题。
    在财务软件中,对“人”进行管理的主要任务就是工资的核算,同时可以附带进行人事档案管理。因为工资计算的过程已经包含了许多人事档案的信息,稍加扩充便可以实现对人事档案管理的目的。至于如何合理地安排和使用人力资源则应该是生产劳动管理所要解决的问题。
    对“物”的管理重点就是对存货的管理。如何使得物尽其用并不是财务管理软件所要解决的问题,财务管理软件主要是解决如何正确地、及时地反映存货所代表的资金所处的环节、场所和形态。“管理型”财务软件应该是以存货流动为主线,围绕着对存货流动的管理而进行。
    以制造业为列:存货的流动一般是从材料的采购入库开始,经过生产部门的领用、加工成完工产品并入库,最后销售给其他企业或最终消费者,结束存货的一次流动过程。在存货的流动过程中,按照现行的会计制度规定则必须区分出“原材料”、“在产品”和“产成品”,不同的存货形态有着不同的会计处理方法。“核算型”财务软件一般是通过不同和功能模块进行处理的。而“管理型”财务软件的处理过程则不必分的过细,尤其是对原材料和产成品的管理完全可以用一个“存货收发存”的功能模块进行处理。存货的增加可以分为采购入库、内部生产部门入库(包括产成品入库和原材料退库)、盘盈和销售退回等几种。存货的减少可以分为内部生产部门领用出库、盘亏和销售出库等几种。而不必泥拘于该存货究竟是原材料还是产成品。最后由软件按照存货的品种自动归集到“原材料”或“产成品”的帐户中去。这点在纺织企业尤为明显,在纺织企业中,按照生产工艺的流程一般分为纺纱和织布两大部分,纺纱部分的产成品是纱,而纱同时又是织布部分的原材料。根据市场的行情、生产能力平衡和品种规格调剂的需要,纺纱部分生产入库的纱有可能作为商品纱出售,也有可能作为自用纱供给织布部分生产使用,同时还可能到市场上采购纱来满足织布部分的需要,购入的纱若没有用完,还有可能以后与纺纱部分生产入库和同品种纱一齐作为商品纱销售。手工操作时,通常是将纱作增加产成品处理,织布部分领用和纱作减少产成品,从市场上采购入库的纱作增加产成品。而大部分商品化的财务软件对此就不好处理了,因为你无法利用软件提供的功能将从市场上采购的原材料记入“产成品”帐户中去,也不好从“产成品”帐户上将纱作为原材料进入“在产品”帐户中进行核算,一切只能靠人工进行操作。
    随着市场经济的发展,企业的经营方式有了很大的变化。存货尤其是产成品不仅仅是库存在本企业的仓库里,还有可能在外地租用仓库存放,等待销售给客户。这就要求“管理型”财务软件必须具有存货在各仓库之间移库的操作功能,而这种操作通常是不需要进行帐务处理的。
    会计的结帐处理通常都要在会计核算期间结束之后进行。在进行结帐和记帐之前,很有可能就要进行下一会计期间的帐务处理,这就要求“管理型”财务软件应该具有跨期并行处理的功能。不能象有些财务软件那样,前期尚未结帐就不能进行本期的帐务处理。当然在前期帐务尚未进行结帐时,软件应该不允许进行本期的结帐操作。
    市场经济迫使企业向多种经营发展。越来越多的企业已经涉足于原本风马牛不相及的行业,尤其是拓展到娱乐、服务行业。这就要求“管理型”财务软件的多套帐设置时,允许用户任意选择各帐套的行业会计制度和核算形式。也就是说,允许各帐套进行各自不同的初始化操作。
    由于企业管理形式千变万化,要想让商品化财务软件能适应每一个企业的需要是不可能的。因此,“管理型”财务软件最好要象有些财务软件那样,随软件给用户提供一个MIS开发平台,并提供软件模块的接口,已便有条件的用户根据具体情况进行二次开发,让财务软件更好地满足企业管理的需要。
    总之,“管理型”财务软件是财务会计电算化发展的必然趋势。软件应该从企业的实际操作过程出发,结合计算机的特点,通过软件提供的功能,输出符合会计制度要求的凭证、帐册和报表,满足企业管理的需要。由于本人才疏学浅,水平有限,对“管理型”财务软件和认识还不够深入,在这篇短文中也不可能充分进行论叙,文章中缺点和错误之处在所难免,敬请广大专家学者指教。

注:本文发表在1998年3月16日《计算机世界》报第9期H7版,同时获得“金蝶杯”中国企业管理软件有奖征文三等奖。下图是奖杯及证书

发表日期:1999-2-10     修改日期:

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