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谈谈中小企业开展会计电算化的步骤

作者:本人     来源:本站

    中小企业如何开展会计电算化,是企业的领导和广大财会人员所关心的问题,购买一套商品化通用软件,配置相应的微机及外部设备,配备和培训操作管理人员,这样实现的会计电算化,其基础是不扎实的,很难满足本单位实际需要,也很难满足今后发展变化的需要。同时,一次性投入的开支又会使一些企业难以承受,而且企业的一些会计基础工作也很难适应电算化的要求。那么,中小企业应该怎样开展会计电算化呢?笔者认为,发展会计电算化应该从实用性强的单项入手,逐步积累经验,循序渐进。这样,对企业原有的会计人员分工和工作程序冲击比较小,容易被人们所接受。同时,单项核算系统的软件编写比较容易,运行时对硬件配置的要求也不高。一次性投资花费不大,可以收到立竿见影的效果。
    目前,大部分中小企业的会计部门除了出纳的现金和银行存款帐户是每日登记之外,其它基本上是每旬一次甚至于月末一次登账。各个单项核算也都是每月进行一次。因此,大可不必为会计部门专设一台微机。那么,和其他部门共用微机时如何保证会计核算系统程序和数据的安全呢?因此,建议最好使用有活动硬盘的微机。活动硬盘由财会部门保管,当活动硬盘接入之后,就严禁在微机上运行其它程序(其它部门也可以根据需要另购活动硬盘)。购买微机时可以购置不带硬盘的微机,以后根据需要再添置硬盘。从实用及今后发展的角度上看,微机可以选择286这一档次的。打印机的价格比较贵,而且不象微机那样容易扩充升级,因此一开始就应该买一台性能较好的。例如购买一台286带双软驱和高分辨率单显的微机,目前只需四千元左右,另上一台性能较好的打印机(如CR3200),总计也不过万元左右。这笔开支一般的中小企业都可以承受。这样的配置对于运行单项核算系统来说是绰绰有余的,以后再配置彩显和硬盘,就形成了一套性能较强的微机系统,完全可以满足中小企业经营管理的需要。
    会计核算系统的软件应以自行开发为宜。当然也不要作低水平的重复开发。可以通过参观学习和参加培训班等方法,掌握已有的会计核算软件的基本设计思想和程序结构等,然后根据本单位的实际需要开发完全适合自己使用的单项核算系统软件。这样开发出的软件,在情况发生变化之后,可以修改程序,以满足新的需要。当然,如果能买到不加密的商品化会计核算软件也行,可直接按自己的需要进行修改,使之满足本单位的需求。
    单项开发宜选择帐务处理系统。因为帐务处理大多是简单的重复处理过程,最适宜用计算机替代人工进行处理。程序的结构也比较简单,用dBASE语言很容易编写。只要分别建立收、付、转几类记帐凭证的数据库文件,便可据此生成总帐和各明细帐文件。由于是计算机自动进行的,因此 不存在总帐和明细帐不相符的问题,也不存在借贷金额不平衡的问题。
    当然,企业可根据本单位的具体情况,道德选择工资核算、材料核算等单项进行开发。开始对软件的性能要求不能过高,不足之处可以在使用过程中加以完善。不论选择哪个单项进行开发,首先应该对总的会计核算系统工程乃至整个企业的经营管理系统有一个总体规划。最好要确定各个子系统之间进行数据交换的接口标准,以便于各个子系统之间方便地进行数据交换。
    总之,根据本单位工作需要和客观条件,从开发实用性强的单项子系统入手,循序渐进,扎扎实实地稳步开展会计电算化,不仅是中小企业开展会计电算化应采取的策略,而且还是加速我国会计电算化事业发展的必由之路。

注:本文发表在1992年《财务与会计》第2期(第25页)

发表日期:2005-11-5     修改日期:

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